viernes, 22 de mayo de 2009

¿Cuáles son los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos?

¿Sabes qué es una Oficina de Gestión de Proyectos y de qué responsabilidades se puede hacer cargo? ¿Cuáles son sus principales beneficios? En este artículo responderé a estas dos principales preguntas para mostrarte los beneficios de una Oficina de Gestión de Proyectos.

Mejora, estandarización, priorización, racionalización, economización de recursos… Estos son algunos de los beneficios que te puede brindar una Oficina de Gestión de Proyectos.

Una oficina de Gestión de Proyectos es un departamento o grupo de trabajo que se encuentra al interior de una organización que trabaja justamente por proyectos, cuyas palabras clave a las que responde son: estandarización y economización de recursos. La estandarización, entendida como una repetición de soluciones que ya han arrojado resultados positivos en otros proyectos para ser implementadas en el nuevo (por supuesto analizando las características, similitudes o diferencias del mismo). Mientras que la economización de recursos deviene de la correcta y satisfactoria estandarización de los mismos.

Lo que hace una Oficina de Gestión de Proyectos es trabajar bajo “fórmulas” que ya han dado resultados positivos. Es una suerte de “documentación” del aprendizaje sobre la gestión de proyectos, no sólo de la propia organización, sino incluso de otras organizaciones, que tiene por fin mejorar los resultados de los proyectos y hacer más exitosa la toma de decisiones.

Entre las responsabilidades de las que se puede hacer cargo una Oficina de Gestión de Proyectos se encuentran: Elaborar distintos planes de capacitación y de entrenamiento, tanto para los Gerentes de proyecto como para sus equipos de trabajo; documentar todos los procesos de gestión de proyectos que se lleven a cabo al interior de la organización; la coordinación de los distintos proyectos a su cargo; la administración y el manejo de los recursos asignados (humanos o materiales); monitorizar y controlar los diversos proyectos; programar y estimar las etapas de los proyectos; establecer la visibilidad de los proyectos; así como brindar soporte administrativo y tecnológico en las herramientas de proyectos, entre otras.

Los beneficios principales de una Oficina de Gestión de Proyectos podemos observarlos en tres niveles, el primero es que facilitan la toma de decisiones gerenciales y directivas sobre los distintos proyectos al establecer la viabilidad, los recursos, la relevancia y la necesidad (entre muchas otras) de cada proyecto; el segundo es que brinda beneficios en la “estructura organizacional, al definir asignaciones de recursos, de roles y responsabilidades de forma clara y balanceada”; y tercero, “proveyendo herramientas adecuadas para definir metas comunes y evaluar de manera objetiva el desempeño y beneficios que cada proyecto aporta a la organización”[1].

Es decir, permite saber y decidir, sobre una sólida base documentada, si un proyecto debe realizarse o no, una vez decidido, permite tomar decisiones sobre el personal, los recursos, las herramientas, etc. Y además brinda herramientas para el seguimiento y la evaluación, así como para la retroalimentación del proceso mismo, es decir la retroalimentación a la misma Oficina, documentando el proyecto para tomarlo como experiencia posterior.

Lo que se busca en todo momento con la Oficina de Gestión de Proyectos es la continua mejora de la organización, de la mano de sus principales servicios y beneficios, que son: la mejora, la estandarización, la priorización, la racionalización y claro, la economización de recursos.

Si deseas conocer acerca de Project Management, visítanos en: http://www.blauconsulting.com/project-management-administracion-de-proyectos.html

Laura González Zárate

Redactora Colaboradora



[1] Deloitte & Touche Cía. Ltda. (2009). PMO. Un nuevo enfoque de Gestión de Proyectos. Ecuador: Deloitte & Touche Cía. Ltda.

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